Article invité rédigé par Guillaume Robez, fondateur du site l’ independant.io un comparateur pour les professionnels et les entreprises avec des articles informationnels à destination des freelances.
Pour maintenir son activité de freelance sur le long terme, il faut évidemment trouver des clients, mais aussi, et surtout, les garder. Et même si la prospection fait peur à de nombreux indépendants, le maintien d’une bonne relation client ne doit pas être négligé pour autant.
Alors comment gérer ses clients quand on est freelance ? Les réponses sont ici.
Choisir les bons clients et construire des relations solides
Le choix des clients
Pour un freelance, pas de client signifie pas de chiffre d’affaires. Dans ce cas, vous pouvez dire au revoir à votre statut d’indépendant.
Mais attention, il ne s’agit pas d’avoir des clients à tout prix au risque de regretter sa vie de salarié. Il existe, en effet, certains types de clients qu’il vaut mieux éviter :
- Les faux profils : les arnaques sont malheureusement partout, et notamment dans le monde du freelancing. Alors avant de vous lancer dans une relation commerciale avec un prospect, pensez à vérifier les informations concernant son entreprise. Par exemple : y a-t-il des mentions légales sur son site web ? Des conditions générales de ventes ? Trouvez-vous des informations sur des sites d’informations juridiques ? Votre prospect a-t-il un profil sur LinkedIn ?
- Les indécis : ce sont les prospects avec qui vous commencez à engager la discussion, sans que rien n’aboutisse jamais. Vous prévoyez un premier entretien, un second, …mais rien ne se déroule. Aucun contrat signé, aucune date de début de mission n’est prévue. Et pourtant, vous avez perdu du temps et de l’énergie pour ce client. Et s’il est indécis avant même de commencer la relation, il est fort probable que cela se poursuive par la suite.
- Les tests gratuits : certains clients demandent un essai avant d’entamer la relation commerciale. Mais un essai non rémunéré. Alors même s’il est possible d’envisager un test, celui-ci doit être rémunéré. Imaginez un salarié qui n’est pas payé pendant sa période d’essai. Ce n’est pas envisageable ! C’est la même chose avec les freelances.
- Les négociateurs : négocier un contrat et des tarifs est tout à fait normal, ça fait partie du jeu. Mais si votre client s’acharne à vouloir vous payer au rabais, fuyez ! En plus, ceux qui payent à bas prix sont parfois les plus exigeants.
La relation client
Vous avez enfin conclu votre contrat ! La relation client peut commencer. Mais attention, pour bien gérer ses clients quand on est freelance, il est important de suivre ces quelques conseils :
- Bien définir le contrat en amont : vous devez définir avec précision l’ensemble des contours du contrat. C’est-à-dire la date de livraison et la mission en elle-même. Par exemple, pour les designers, il peut s’agir de préciser le nombre de retouches. A défaut, vous risquez de multiplier les allers-retours et perdre un temps précieux.
- Communiquer régulièrement : il s’agit alors de rassurer le client pendant toute la durée de la mission. S’il y a des éléments qui ne sont pas clairs pour vous, mieux vaut demander des explications pour être sûr d’aller dans la bonne direction. Idem en cours de projet. Vous pouvez aussi l’informer des évolutions de la mission, notamment s’il y a des changements en cours de route.
- Anticiper les besoins : avec l’expérience, vous parviendrez à anticiper les besoins clients. Et c’est justement cela qui saura faire la différence. Vous pourrez aussi lui faire des propositions pour améliorer son business. Progressivement, vous deviendrez un maillon indispensable pour votre client.
Par ailleurs, la réactivité est souvent une qualité à posséder en tant que freelance. Cependant, si votre client vous écrit pendant vos vacances, un dimanche ou à 23h, il pourra attendre le lendemain ou la fin de vos vacances.
Bien organiser et maîtriser son temps
Un cadre
L’indépendance est synonyme de liberté. Cependant, il n’est pas question de se lever à 11 heures tous les jours et de glander au lit quand on est freelance.
Il vaut mieux se fixer des horaires tous les jours et s’y tenir.
Cela dit, l’avantage du freelancing vous permet d’adapter les horaires de travail qui vous correspondent. Par exemple, si vous êtes plus efficace le matin, vous pourrez commencer vos journées à 6 ou 7 heures. En revanche, si vous êtes plutôt du soir, rien ne vous empêche de vous lever tard. Vous profiterez ainsi de vos heures les plus productives.
L’important est de trouver son rythme.
La gestion des priorités
Il arrive que les missions et les projets s’accumulent. Dans ce cas, il est difficile de trouver du temps pour tout faire. La gestion de la relation client en tant que freelance risque alors d’en pâtir.
Afin d’éviter cette situation, il va falloir bien s’organiser. Et notamment, gérer les priorités. Pour cela, n’hésitez pas à utiliser des to do list. Mais attention à ne pas la surcharger, au risque de vous épuiser. Il est conseillé d’ajouter trois grosses tâches à effectuer au cours de la journée. Et s’il vous reste du temps, vous pouvez toujours avancer sur d’autres projets.
La gestion de son business
Si vous souhaitez développer votre business freelance, vous devez trouver du temps en dehors de vos missions client. Alors plutôt que de surcharger votre agenda, n’hésitez pas à bloquer une heure ou une demi-journée par semaine pour gérer votre entreprise. Il peut s’agir de se former, prospecter de nouveaux clients, promouvoir son activité sur les réseaux sociaux, etc.
La délégation des tâches
Certaines périodes de l’année sont plus intenses que d’autres. Les journées étant limitées à 24 heures, gérer ses clients quand on est freelance relève alors de la mission impossible. Il existe toutefois des solutions pour tout faire. Et notamment la délégation de tâches. Il peut s’agir de déléguer à des freelances exerçant la même profession que vous (par exemple, des rédacteurs pour écrire un grand volume d’articles). Ou déléguer à des freelances exerçant des activités complémentaires. C’est par exemple le cas d’un développeur demandant à un designer d’embellir un site web.
En plus de vous décharger de vos tâches, cela vous permet de rencontrer d’autres indépendants comme vous.
Choisir les bons outils
Outils de gestion du temps
Comme on l’a dit précédemment, le temps est une ressource très précieuse pour gérer ses clients quand on est freelance. Il est donc indispensable que vous puissiez bien l’optimiser. Mais cela est parfois bien difficile. Pour vous y aider, il existe plusieurs outils comme Toggl, Clockify ou Time doctor. Ces solutions vous permettent de traquer votre temps. Vous saurez ainsi combien de minutes/heures vous passez sur chaque type de mission ou projet. Sur le long terme, la connaissance de votre productivité vous permettra d’être plus efficace et de mieux facturer.
Outils de gestion de projet
Outre votre temps, il est aussi bon d’organiser vos différents projets. Et là encore, il existe de multiples outils de gestion de projet, comme Asana, Trello, Monday ou Notion. En plus de vous aider à gérer l’ensemble de vos projets, ces solutions vous permettent également de travailler en équipe. Alors que ce soit avec vos clients ou d’autres freelances, vous pourrez plus facilement suivre l’avancement de chaque projet. Bien structurés, ils peuvent même servir de CRM gratuit et vous aider à gérer vos prospects et clients et pas uniquement vos projets.
Outils de facturation
Les questions administratives sont souvent détestées des freelances. Et pourtant, elles sont indispensables. Alors pour vous aider à gérer l’ensemble de votre facturation, commencez par choisir le bon outil. Certains sont des logiciels de facturation dédiés aux freelances. D’autres sont plus généralistes, mais gratuits (comme Henrri par exemple).